Stop alla consegna dei documenti cartacei, tempi di attesa abbattuti, maggiore efficienza. Adesso il Comune di Grosseto ha un archivio digitalizzato a disposizione dei professionisti e pratiche telematiche.
Nel corso dell’anno 2014 l’Ufficio Sue – Sportello unico per l’edilizia ha intrapreso un lavoro di digitalizzazione delle pratiche edilizie con la scansione dei singoli fascicoli e attivando la possibilità di consultare tali file tramite il database relazionale Gate 2002. Questo lavoro, che ha riguardato l’informatizzazione delle attività libere, ha portato all’inserimento di circa 9.000 pratiche edilizie (50.000 file) nel corso del periodo 2014-2018.
Nel contempo il Comune di Grosseto ha completato, nel corso del 2017, il processo di dematerializzazione delle pratiche edilizie e urbanistiche definendo regole tecniche per l’invio telematico delle istanze firmate digitalmente mediante servizi web dedicati (software Web-Edil).
Adesso tutti i titoli edilizi, vincolo idrogeologico e paesaggistica, vengono inviati esclusivamente in modalità digitale. Così, con la completa digitalizzazione delle pratiche edilizie-urbanistiche, viene popolata e ricreata interamente la banca dati dell’archivio dell’ente, arricchita dalle informazioni descrittive di ogni pratica e conservazione a norma di legge.
Attualmente, quindi, a partire da metà 2017, le pratiche sono completamente informatizzate e non necessita più l’invio di copie cartacee, a esclusione delle sanatorie per le quali è prevista la messa a regime nel corso del 2018.
“Per completare l’opera di informatizzazione e soprattutto la possibilità di disporre di un archivio globale digitalizzato delle pratiche edilizie – dichiara il sindaco di Grosseto, Antonfrancesco Vivarelli Colonna –, nel corso nel 2018 è stato intrapreso, di concerto con la Netspring, società in house, del Comune di Grosseto, un progetto per la scansione ed immissione della totalità delle pratiche edilizie possedute dall’amministrazione comunale. Si tratta di un lavoro molto impegnativo, circa 170.000 fascicoli cartacei risalenti agli anni 1900-2017 attualmente conservati nei magazzini comunali nel centro commerciale di Gorarella, e la tipicità (tavole, planimetrie di grandi formati) delle opere da scansionare. L’obiettivo è quello di consentire, una volta raggiunto la completa informatizzazione delle pratiche edilizie, l’accesso immediato e diretto degli utenti sia professionali che comuni, al database dell’ente e la possibilità di consultare, stampare scaricare i file d’interesse direttamente presso il proprio domicilio o studio tecnico“.
C’è già un primo bilancio: “Gli ordini professionali (geometri, ingegneri e architetti) – dichiara l’assessore all’urbanistica, Fabrizio Rossi – sono stati coinvolti nel progetto con l’obiettivo di condividere le modalità operative. In maniera particolare ha avuto successo la possibilità di inviare le pratiche dai propri studi senza limiti di orario e senza dover prendere appuntamento con lo Sportello unico dell’edilizia. Attualmente sono accreditati al software gestionale, con rilascio delle chiavi d’accesso, circa 950 tecnici professionisti (geometri, ingegneri, architetti, periti) per la maggior parte al territorio provinciale, ma con molte presenze in area regionale e nazionale“.
Il progetto permetterà all’amministrazione di aggiungere un altro tassello all’offerta digitale verso cittadini e imprese, generando al proprio interno immediati ritorni in termini di efficienza anche economica (costi di archiviazione e orari di apertura degli sportelli), e all’esterno, consentendo ai professionisti di svolgere le pratiche in modalità online con evidenti vantaggi di tempo e semplificazione e permettendo il reperimento e la consultazione on line di materiale fisicamente conservato in magazzino, evitando quindi i costi, sia in ordine di tempo che di denaro, che erano necessari per consultare le pratiche pregresse.
“Altro vantaggio che sarà conseguito da questa opera di dematerializzazione – dichiarano Vivarelli Colonna e Rossi – sarà la conservazione e custodia del materiale archivistico cartaceo. La continua manomissione e spostamento delle vecchie pratiche, causava infatti un notevole deterioramento delle stesse; nella fase di preparazione delle pratiche per la digitalizzazione il personale provvede infatti anche al controllo e riordino del materiale e alla sua disposizione in cartelline nuove oltre allo stoccaggio in fascicoli più grandi“.
C’è di più: “Dobbiamo sottolineare – continuano Vivarelli Colonna e Rossi – che tutto il lavoro viene svolto utilizzando risorse proprie dell’amministrazione comunale, sia finanziarie (per il momento sono stati stanziati 15mila euro per l’attività Netspring), che di personale messo a disposizione, consentendo un abbattimento notevole dei costi a fronte dell’affidamento dei servizio a ditta specializzata esterna, con preventivi di circa 500.000 euro per scansione di tutte le pratiche. Ringraziamo i nostri uffici dell’urbanistica che hanno svolto con dedizione questo importante lavoro, che facilita l’iniziativa privata“.
Attualmente sono in lavorazione le pratiche facenti parte dell’archivio “vivo” del settore: anni 2011-2017. Considerando il trend attuale di scansionamento, si prevede l’immissione on line di almeno un anno pregresso ogni anno. In questa modo, tra circa 5 anni sarà digitalizzato tutto l’archivio in questione (che è quello più richiesto dall’utenza).
